Внесение данных в 1С

Зачем?

Достаточно редко бывает ситуация, когда учет предприятия начинается «с нуля». Чаще учет велся тем или иным образом: в другой программе 1С, в Excell, в тетрадочке, … Соответственно перед тем, как начать использовать любую учетную (и не только) программу 1С (и не только), надо занести в нее накопленные ранее начальные данные. Чаще всего это:

Данные о контрагентах и состоянии взаиморасчетов с ними.
Данные о действующих договорах.
Справочник номенклатуры и складские остатки
Основные средства
Справочник сотрудников
…

Как?

Тут, в зависимости от ситуации, возможны варианты:

Программный перенос данных из старой программы.

Технически, это возможно практически всегда и, как правило, это наиболее рациональный и быстрый вариант. При переходе между типовыми программами 1С или обновлении со старой версии программы на новую как правило существуют разработанные 1С обработки, позволяющие быстро и без особых проблем выполнить перенос данных. В прочих случаях все может быть не так просто, есть несколько «подводных камней»:

Иногда разработка обработки переноса (специальной программы, которая считывает данные из старой программы и записывает их в новую) может стоить довольно дорого. Затраты на ручной ввод могут оказаться меньше. Зависит это от специфики программ, переносимых данных и их объема. Как общий критерий рациональности программного переноса данных можно рассматривать лимит в 1-3 сотни записей данных одного вида. Если записей меньше, практически всегда, кроме случаев существования готовых и проверенных обработок переноса, перенос лучше делать вручную.
Бардак в старой базе. Часто, особенно если база наполнялась и использовалась много лет, или с ней работали не слишком квалифицированные сотрудники, в ней накапливаются дублирующие или некорректные записи. Автоматический перенос данных в этой ситуации нежелателен, - он перенесет старый бардак в новую программу. Как варианты решения проблемы можно рассматривать:

Чистка старой базы перед переносом данных. Также можно создать копию старой базы, в ней выполнить чистку, и из копии уже переносить.
Чистка новой базы сразу после переноса, до начала ее реального использования.
Усложнение алгоритмов переноса. Например, при переносе номенклатуры можно выполнять перенос только позиций, по которым есть остатки.
Ручной перенос данных.
Комбинация вышеперечисленного.

Очень редко встречаются программы с «закрытыми» базами данных, к которым невозможно получить программный доступ. В этих случаях перенос данных может быть или невозможен, или должен осуществляться сложным путем, - например, через предварительное формирование отчетов, а уже из них – загрузка данных. Что усложняет и удорожает процесс.

Перед программным переносом данных стоит очень внимательно отнестись к вопросу, что конкретно стоит переносить. Если перенос справочников (контрагенты, номенклатура,…) – сравнительно прост, то желание перенести все старые документы и их движения может быть или не выполнимо в принципе, или стоить более чем серьезных денег. Ведь структура данных и логика работы разных программ может отличаться кардинально, что делает работу программиста сложной и дорогостоящей. В большинстве случаев перенос данных рекомендуется выполнять в минимально возможном варианте, а при необходимости анализа старых данных – пользоваться старой программой.

В любом случае, даже при наличии готовых обработок переноса данных, перед его выполнением стоит проконсультироваться со специалистом , и выполнять перенос под его присмотром. Существует много нюансов, которые неспециалисту трудно заметить. Например, часто обработки переноса рассчитаны на абсолютно конкретные релизы программ, а попытка их выполнения с другими релизами приводит к ошибкам в результирующих данных.

Заказать консультацию

Оставить заявку

Занесение данных вручную.

Если объем данных большой, - долгий и сложный процесс. При ручном вводе невозможно избежать ошибок, требуется проверка и перепроверка. Можно заказать ввод данных сторонней организации, в том числе и нам. Но это также предполагает наличие некоторого процента ошибок и не отменяет необходимость контроля введенных данных.

Сейчас существует несколько интернет-сервисов, позволяющих заметно снизить трудоемкость ввода данных и уровень ошибок ввода:

1С:Контрагент автоматически подтягивает все данные контрагента в карточку контрагента, достаточно ввести только ИНН.

1С:Номенклатура автоматически загружает все данные о товарах и услугах( описание товара, артикул, сроки годности, сертификаты качества, характеристики и свойства. Вы можете загружать список товаров используя разные отборы: по товарной группе, по поставщику, по производителю и ценовой категории.